Praktische Tipps für weniger Stress
Wenn sie so viel zu tun haben, dass sie ihre Aufgabe nicht in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigen können, gibt es eigentlich nur zwei Möglichkeiten: entweder sie sorgen dafür, dass es weniger Arbeit gibt, oder sie strukturieren ihren Tag so um, dass sie mehr Zeit haben.
Oft lässt sich Stress nicht aus sich selbst heraus bekämpfen. Die Arbeit wartet, und sie kommen kaum nach, und bei allem guten Willen wird es ihnen in dieser Situation kaum möglich sein, einfach „Ruhe zu bewahren“ und gegen das Schreckgespenst des Stresses mit Bedacht vorzugehen.
Eine der wichtigsten Methoden gegen jede Art von realem und abwendbarem Stress ist eigentlich sehr einfach: suchen sie sich Unterstützung. Wenn sie so viel zu tun haben, dass sie es allein nicht schaffen, so können sie eventuell leichter vorankommen und einen Erfolg erzielen, wenn sie jemanden haben, der ihnen dabei hilft – entweder ein Kollege auf der Arbeit, dem sie einen Teil ihrer dringenden Arbeit übertragen können, oder vielleicht ihren Partner zu Hause, der ein wenig mehr von dem übernimmt, was eigentlich ihre Aufgabe wäre. Oft reicht allein schon einfach ein Gespräch aus, damit das unangenehme Gefühl, nicht mehr als ein Spielball äußerer Einflüsse zu sein, schnell verfliegt.
Vielleicht können sie ihr Stressproblem aber auch aus einer anderen Richtung angehen. Viele Menschen leiden ja vor allem deshalb unter Stress, weil sie scheinbar zu wenig Zeit haben, um alle anfallenden Aufgaben zu erledigen.
Diese Beobachtung mag auf den ersten Blick stimmen, entspricht aber nicht unbedingt wirklich den Tatsachen – man kann zum Beispiel eigentlich entschieden mehr Zeit zur Verfügung haben, als man weiss, weil man mit seiner Zeit falsch umgeht.
Einer der wichtigsten Punkte in dieser Beziehung ist das Verhältnis von Zeit und Energie. Viele Menschen sehen zwischen diesen beiden wichtigen Faktoren, die zur Bewältigung des Alltags essentiell sind, einen völlig falschen Zusammenhang.
Es ist nämlich nicht so, dass ihnen nur eine bestimmte Zeit zur Verfügung steht, sondern auch nur ein gewisser Energiepegel, der stark beeinflusst, wie viel sie mit ihrer Zeit anfangen können.
Diese Tatsache ist den meisten Menschen eigentlich bewusst, aber eben nicht die einfache Konsequenz, die man daraus ziehen muss.
Nehmen wir an, wir haben einen „Zeitvorrat“ von 100 Prozent und einen „Energievorrat“ von maximal 100 Prozent. Normalerweise beginnt jeder Tag, an dem wir nicht verschlafen, immer mit einem Zeitvorrat von 100 Prozent – das Energielevel, mit dem wir in den Tag starten, ist aber erfahrungsgemäß nicht immer gleich, sondern kann stark schwanken.
Wir erbringen eine 100-prozentige Leistung nur dann, wenn wir 100 Prozent der Zeit mit 100 Prozent Energie arbeiten – ein Zustand, den man im Alltag nicht oft erreicht, glücklicherweise aber auch nicht oft benötigt.
Der Denkfehler, der unserer klassischen Tagesplanung zugrunde liegt, ist eigentlich sehr einfach. Wir erwachen an einem schlechteren Tag, an dem wir weniger Energie verspüren und eventuell sogar noch verschlafen haben. Schnell stehen wir auf, verzichten auf das Frühstück und eilen zur Arbeit.
Dort kommen wir mit nur noch 90 Prozent der üblichen Zeit an und bringen gleichzeitig auch nur 50 Prozent Energie mit, weil wir schlecht geschlafen und nicht gefrühstückt haben – dies macht zusammen gerade einmal eine 45-prozentige Leistung an diesem Tag.
Hätten wir in Ruhe gefrühstückt und damit unsere Leistungsfähigkeit auf beispielsweise 70 Prozent gesteigert, hätte dies auch einen Zeitverlust von zehn Prozent leicht ausgeglichen – unsere Leistung würde insgesamt deutlich höher liegen.
Die beispielhaften Zahlen sollen hier nur der Illustration dienen. Beachten sie in ihrem Alltag bitte, dass nicht jeder Zeitverlust es rechtfertigt, auf die wichtigen kleinen Dinge zu verzichten, die uns erholt und leistungsfähig halten. So ist es immer ein Fehler, auf ein Frühstück zu verzichten, genauso wie man trotz Zeitdruck seinem Sport normalerweise nachgehen sollte – da man auf diese Weise erfrischt und erholt in der übrigen Zeit mehr Leistung erbringt als sonst.
Achten sie im Gegenzug zur Betonung der Wichtigkeit solcher Kleinigkeiten, die ihre Leistungsfähigkeit erhalten, auf jeden Fall auf die vielen kleinen Zeitdiebe, die ihnen den Tag über immer wieder auflauern.
Oft laufen die Dinge nicht so, wie wir es geplant haben, weil wir immer wieder durch unvorhergesehene Ereignisse gestört werden. Das Telefon klingelt, Besucher erscheinen unangemeldet, oder es werden zu lange und zu unergiebige Gespräche geführt, die am Ende doch kein richtiges Ergebnis erbracht haben.
Achten sie einmal einige Tage lang darauf, welche Ereignisse bei ihnen dafür verantwortlich sind, dass nicht alles so läuft, wie sie es sich gewünscht haben – sie werden nach und nach einige Zeitdiebe enttarnen und können sie dann ausschalten.
Gute Beispiele dafür ist zum Beispiel das Ausschalten des Telefons während einer Phase, in der man nicht gestört werden will, oder ein „Bitte nicht stören“ Schild an ihrer Bürotür – was sich im Hotel bewährt, ist oft auch im täglichen Leben nicht ganz falsch.
Manchmal sind es aber auch Angewohnheiten und schlecht Planung, die zum „Verlust“ von Zeit führt. Vielleicht beginnen sie ihren Arbeitstag mit der falschen Aufgabe – viele Menschen haben es sich mittlerweile zur Angewohnheit gemacht, als erstes ihre E-Mail zu lesen, was eine starke und schnelle Konzentration auf die Arbeit des Tages eher erschwert denn begünstigt. Die erste Arbeit, auf die man sich am morgen konzentriert, geht oft sehr gut von der Hand – wenn man die unangenehmen ersten fünf Minuten überwunden hat, in denen scheinbar nichts funktionieren will.
Daher sollten sie ihre Energie am Anfang eines Tages nicht auf weniger wichtige Dinge wie die Korrespondenz per E-Mail konzentrieren, sondern sich lieber Dingen widmen, die hohe Aufmerksamkeit erfordern, damit sie „mit dem richtigen Fuß“ in den Arbeitstag starten.
Gerade die Zeit, die man in den ersten Stunden des Tages durch Zeitdiebe verliert, ist oft den gesamten Tag über nicht wieder herein zu bekommen.
Nicht alle Aufgaben, die ihnen in ihrem täglichen Leben begegnen, sind wirklich so wichtig, dass man sich von ihnen Stress verursachen lassen sollte. Dies ist das Konzept der Zeitplanung, einer Methode, die natürlich schon uralt ist, die aber in letzter Zeit eine echte Renaissance erlebt.
Viele Aufgaben lassen sich nicht gut bewältigen, indem man einfach „in den Tag hinein“ losarbeitet – nur mit entsprechender Planung kommt man in diesen Bereichen gut genug voran. Daher sollten sie darauf achten, dass sie unter Einbeziehung der beiden Faktoren Energie und ihrer Zeitdiebe ihren Tag so planen, dass sie nicht nur genug Zeit für wirklich wichtige Aufgaben haben, sondern unwichtige auch ausfiltern und am Ende die besonders aufwändigen Aufgaben sogar mit besonders viel Energie angehen können.
Dabei gibt es mehrere Faktoren, die man bei einer effektiven Zeitplanung beachten muss. Zum einen sind relativ strenge Prioritäten erforderlich, damit sie immer genau darüber Bescheid wissen, welche Aufgabe einen besonders wichtigen Rang einnimmt. Wenn sie ihre Tagesarbeit planen (entweder morgens oder besser noch im Voraus) achten sie bitte darauf, dass sie für die Hauptaufgaben (also für die, die besonders dringend erfüllt werden müssen) ein ausreichendes Zeitbudget einplanen. Rechen sie bei der Verteilung ihrer Kapazitäten lieber prinzipiell etwas zuviel – es kostet sie unnötigerweise Energie, wenn sie das Gefühl haben, dass sie in Verzug geraten, was bei zu enger Planung leicht geschehen kann.
Wenn ihnen irgend etwas zwischen eine reibungslose Ausführung ihres Plans kommt, ordnen sie die neue Aufgabe in ihre Prioritäten ein – muss sie heute erledigt werden, oder kann sie eventuell auf einen Tag warten, an dem nur weniger dringende Aufgaben anstehen?
Beachten sie bei der Ausführung ihrer Arbeiten die objektiven Prioritäten genau. Die Verlockung ist groß, bei einer unangenehmen Aufgabe einmal schnell etwas „zwischendurch“ zu machen, aber gerade auf diese Weise verliert man relativ häufig am Ende eben doch Zeit und hat nichts gewonnen,
Beachten sie bei ihrer Planung weiterhin auch ihr Energielevel. Typischerweise man am Morgen nach einer gewissen „Einarbeitungszeit“ besonders leistungsfähig, ebenso wie am späteren Nachmittag, wenn man das Mittagstief überwunden hat. Diese Schwankungen sind natürlich individuell verschiedenen, und nicht jeder Mensch macht die gleichen Phasen durch – es bleibt ihnen selbst überlassen, sich so zu beobachten, dass sie am Ende einen korrekten Eindruck von ihren stärksten Arbeitszeiten haben. Verwenden sie diese Zeiten für Aufgaben, die entweder hohe Konzentration erfordern oder die auf andere Art anstrengend sind – sie werden sie so leichter und schneller erledigen.
Sehr wichtig ist allerdings auch, dass sie bei ihren Planungen ganz einfach realistisch bleiben. Planen sie weder zu viel noch zu wenig Zeit für die einzelnen Aufgaben eines Tages ein, sondern wählen sie den goldenen Mittelweg. Sehen sie davon ab, Wochen- oder Monatspläne zu erstellen, die über wenige Termine oder ungefähre Notwendigkeiten hinaus gehen – man kann eine so große Zeitspanne nicht angemessen übersehen, und es hat sich in der Vergangenheit als echtes Problem erwiesen, dass Menschen, die zu Stress tendieren, von ihren wohl überlegten Plänen nicht profitieren konnten, weil nicht abzusehen war, dass doch etwas dazwischen kam.
Unterschätzen sie auch bei jeder Art von Stressbewältigung nicht den wichtigen Einfluss von Pausen. Diese sorgen nicht nur dafür, dass sie leistungsfähig und aktiv bleiben und den Aufgaben des Tages gewachsen sind, sondern sie sorgen ganz einfach auch für ein größeres Wohlbefinden – wenn sie einfach durcharbeiten wie eine Maschine, werden sie vielleicht an einigen Tagen eine erstaunliche Leistung erbringen, jedoch am Ende wahrscheinlich gesundheitliche Einbußen hinnehmen müssen – oder schlicht und einfach keinen schönen Tag verbringen können.
Schließlich bleibt bei den vielfältigen Methoden der Stressbewältigung eine sehr einfache nicht vergessen. Wenn sie bei der Bewältigung einer Aufgabe oder einer stressigen Phase in ihrem Leben Schwierigkeiten haben, ist es vielleicht sinnvoll, wenn sie notwendige Fähigkeiten, die ihnen bei dieser Aufgabe helfen könnten, trainieren.
In vielen Bereichen des beruflichen Lebens zum Beispiel benötigt man heute rhetorische Fähigkeiten, um sich ausdrücken, vertreten und seine Ansichten klar machen zu können. Jenseits von fachlichen Qualifikationen (die sicher kein Garant für eine positive Stressbilanz sind) ist es unter Umständen notwendig, dass sie diese Fähigkeiten trainieren, zum Beispiel in einem Seminar, da sie so sicherer auftreten können und auf diese Weise auch indirekt ein höheres Selbstbewusstsein erlangen, was sich natürlich positiv auf ihre Stressbilanz auswirken kann.